Cara Melihat Siapa yang Melihat Google Doc Anda

Google Docs adalah alat kolaborasi yang luar biasa karena memungkinkan banyak orang mengedit dan mengerjakan satu dokumen secara bersamaan tanpa kehilangan jejak perubahan yang dibuat oleh berbagai anggota tim. Lagi pula, mengetahui siapa yang melihat dokumen apa dan kapan dapat berguna jika Anda atau organisasi Anda menggunakan Google Dokumen. Dari memastikan semua orang membaca draf, melihat syarat dan ketentuan, pengajuan terbaru Anda, kebijakan dan prosedur, atau dokumen penting lainnya, hingga dapat melihat siapa melakukan apa dan kapan adalah hal yang penting.

Catatan: Dasbor Aktivitas Google hanya tersedia untuk akun Google Workspace atau orang yang memiliki akses ke file di akun tersebut. Ini bukan pilihan untuk akun pribadi.

Sampai saat ini, Anda tidak dapat melihat siapa yang melihat Google Dokumen Anda. Anda dapat melihat siapa yang mengeditnya tetapi tidak dapat melihat siapa yang baru saja membacanya. Jika mereka tidak menyimpan, mengedit, atau meninggalkan komentar, Anda tidak akan tahu apakah orang tertentu membaca versi terbaru suatu dokumen. Selain itu, karena Anda dapat berbagi Google Dokumen dengan izin baca-saja, Anda dapat berbagi dokumen dengan beberapa orang dengan maksud agar mereka meninjaunya namun tidak membuat perubahan apa pun.

Versi Google Dokumen saat ini memungkinkan Anda mengonfigurasi setelan untuk melihat siapa yang melihat Google Dokumen Anda. Mari kita lihat bagaimana Anda bisa melakukannya sendiri.

Monitor Aktivitas G Suite

G Suite biasanya digunakan oleh organisasi yang mengutamakan kolaborasi. Jika Anda menggunakan G Suite untuk berkolaborasi dengan orang lain secara rutin, Anda dapat menggunakan Monitor Aktivitas untuk melihat riwayat tampilan file Google Dokumen apa pun.

Ikuti langkah-langkah berikut untuk melakukannya:

1. Buka file Google Lembar
   
2. Klik ikon panah tren ke atas di bagian kanan atas atau buka menu tarik-turun Alat .
   
3. Buka dasbor Aktivitas .
   
4. Klik pada tab Semua Pemirsa untuk organisasi Anda.
   

Proses ini akan memungkinkan Anda melacak semua tampilan dalam dokumen, termasuk tanggal dan waktu tampilan terakhir oleh setiap anggota tim.

Jika Anda tidak melihat opsi Monitor Aktivitas di Google Dokumen, kemungkinan besar Anda masuk ke Google Dokumen pribadi, bukan versi G Suite.

Tren Pemirsa dan Komentar

Selain melihat siapa yang melihat Google Docs Anda, Activity Monitor juga memungkinkan Anda melihat tren ketika orang melihat atau mengomentari dokumen Anda.

Tren pemirsa: Ini menunjukkan diagram batang jumlah pemirsa unik selama waktu tertentu, mulai dari tujuh hari hingga sepanjang waktu.

Tren komentar: Ini menunjukkan kepada Anda diagram batang tren komentar dari tujuh hari hingga sepanjang waktu.

Matikan Lihat Riwayat di Google Dokumen

Jika, karena alasan apa pun, Anda ingin menonaktifkan riwayat tampilan dokumen, Anda juga dapat melakukannya dengan mengikuti langkah cepat berikut:

1. Buka Google Lembar.
   
2. Klik panah yang sedang tren ke atas di sisi kanan atas dokumen Anda atau buka Alat dari menu tarik-turun.
   
3. Buka  dasbor Aktivitas .
   
4. Pilih Pengaturan privasi .
   
5. Di bawah Setelan dokumen , alihkan Tampilkan riwayat tampilan saya untuk dokumen ini ke nonaktif.
   

Opsi ini juga tersedia dalam versi Google Docs pribadi atau gratis. Anda dapat menonaktifkan riwayat tampilan jika Anda sedang mengerjakan dokumen namun tidak ingin kolaborator mengetahuinya hingga Anda siap membagikan revisi akhir Anda.

1. Mulailah dengan membuka Google Sheets dan mengklik Pengaturan .
2. Menu Pengaturan memungkinkan Anda mematikan riwayat tampilan dengan pengaturan Dasbor Aktivitas. Klik OK untuk menyimpan perubahan setelah Anda mengalihkannya ke posisi Mati.

Cara Melihat Siapa yang Membuat Perubahan pada Google Doc Anda

Kontrol versi sangat penting, terutama jika Anda bekerja di industri yang diatur. Kontrol versi adalah sesuatu yang telah dilakukan dengan baik oleh Google Docs selama beberapa waktu. Dokumen akan menampilkan siapa yang telah mengedit dokumen, menyimpannya, atau membagikannya. Ini berfungsi tidak hanya dengan G Suite tetapi juga dengan Google Dokumen pribadi.

Jika Anda tertarik dengan kontrol versi atau ingin memastikan tidak ada orang yang melakukan perubahan yang tidak seharusnya dilakukan tanpa mengunci file, Anda dapat mengetahuinya dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Buka Google Sheet yang ingin Anda lacak.
   
2. Pilih File dan Riwayat versi .
   
3. Pilih Lihat riwayat versi .
   
4. Sebuah jendela akan muncul di sebelah kanan layar Anda, menunjukkan setiap penyimpanan dan pengeditan dokumen yang dimaksud.
   

Di dalam jendela itu, Anda juga harus memiliki opsi untuk melihat versi dokumen sebelumnya sebelum pengeditan dilakukan.

Hal ini penting untuk kontrol versi karena Anda memiliki jejak audit tentang perubahan apa yang dilakukan, kapan perubahan tersebut dilakukan, dan oleh siapa. Hal ini juga berguna jika Anda membuat perubahan, mengabaikannya, berubah pikiran, atau ingin membatalkannya.

Cara Melihat Siapa yang Telah Membagikan Google Doc Anda

Anda juga dapat melihat siapa yang membagikan Google Doc Anda dan kapan. Selain itu, pengaturan berbagi memberi Anda kontrol yang lebih baik atas akses dokumen.

1. Kunjungi drive.google.com .
   
2. Klik pada Drive Saya di sebelah kiri.
   
3. Klik tombol i kecil di pojok kanan atas.
   
4. Sekarang, klik Aktivitas .
   
5. Klik setiap file atau folder satu per satu atau tinjau semuanya menggunakan bilah gulir. Ini akan menunjukkan kepada Anda siapa yang telah membagikan dokumen Anda.
   

Anda juga dapat memeriksa dari dalam dokumen dengan memilih Bagikan. Nama-nama beberapa individu akan muncul di jendela popup. Jika Anda telah berbagi file dengan lebih banyak pengguna daripada yang terdaftar, klik salah satu nama, dan daftar semua orang akan muncul.

Pikiran Terakhir

Kemampuan Anda untuk menentukan siapa yang telah melihat, membagikan, dan mengedit dokumen Anda terbatas jika Anda tidak dapat mengakses akun G Suite; namun, masih ada cara untuk mendapatkan beberapa informasi dasar.

Dengan mengikuti langkah-langkah yang disediakan dalam panduan ini, Anda dapat dengan cepat dan mudah melihat siapa yang telah melihat, mengedit, atau mengubah dokumen Google Docs Anda dengan cara apa pun. Apakah Anda memiliki pertanyaan, pengalaman, atau kiat tentang melihat aktivitas di Google Dokumen Anda? Tinggalkan komentar di bagian bawah.