Cara Menambahkan Tanda Tangan Di Outlook

Kebanyakan profesional saat ini menyertakan tanda tangan di email mereka. Hal ini memungkinkan penerima mengetahui secara pasti dengan siapa mereka berkomunikasi. Beberapa tanda tangan dipersonalisasi untuk individu dan lainnya mengikuti format perusahaan.

Jika Anda tertarik mempelajari cara menambahkan tanda tangan Anda sendiri di Outlook, Anda berada di tempat yang tepat. Artikel ini akan menjelaskan semua yang perlu Anda ketahui.

Langkah-langkah untuk Menambahkan Tanda Tangan Anda di Outlook

Jika Anda ingin membuat tanda tangan untuk ditambahkan di akhir email, serta memilihnya sebagai tanda tangan default, Anda akan senang mengetahui bahwa prosesnya relatif sederhana. Berikut cara menambahkan tanda tangan Anda di Outlook:

1. Masuk ke akun Outlook Anda.
   
2. Klik pada “Lihat Pengaturan.”
   
3. Pilih “Tulis dan Balas”, yang akan membawa Anda ke layar Tanda tangan email.
   
4. Klik “Tanda tangan baru”, dan beri nama.
   
5. Ketik tanda tangan Anda di bawah ini di area pengeditan.
   
6. Tekan “Simpan.”
   
7. Di bawah “Pilih Tanda Tangan Default,” klik tanda tangan Anda yang baru dibuat dan terapkan pada pesan baru dan pesan yang diteruskan.
   
8. Tekan "Simpan" lagi untuk mengonfirmasi perubahan.
   

Sesuaikan Tanda Tangan Outlook Anda

Setelah Anda menyiapkan dan menyimpan tanda tangan, Anda dapat menyesuaikannya di bagian bawah kotak pengeditan agar sesuai dengan preferensi pribadi Anda. Anda memiliki berbagai opsi untuk mempersonalisasi tanda tangan Anda agar unik bagi penerimanya. Pastikan untuk bereksperimen dengan opsi yang tersedia untuk membuat tanda tangan Anda menonjol.

Tidak semua opsi ada dalam daftar ini, jadi cobalah semuanya sendiri untuk melihat apakah opsi tersebut sesuai dengan preferensi Anda. Catatan, jika Anda bingung tentang ikon apa yang mewakili suatu fungsi, arahkan kursor ke atasnya agar namanya muncul di layar.

Sisipkan Gambar Sebaris

Anda mungkin ingin menambahkan logo atau gambar perusahaan ke tanda tangan Anda. Opsi ini memungkinkan Anda menelusuri gambar yang diunduh di perangkat Anda untuk memasukkannya ke dalam tanda tangan Anda. Setelah Anda memilih gambar dan mengklik “Sisipkan”, Anda dapat mengubah ukurannya sesuai keinginan Anda.

Font dan Ukuran Font

Dengan mengklik opsi Font, kotak dropdown akan muncul di layar dan mencantumkan semua font yang tersedia. Di sebelah kanan opsi “Font” adalah ikon “Ukuran Font”. Dengan mengetuk tombol fungsi ini, daftar dropdown serupa akan muncul dan memungkinkan Anda memilih ukuran font tanda tangan Anda.

Tebal, Miring, dan Garis Bawah

Anda juga dapat mencetak tebal, miring, dan menggarisbawahi sebagian atau seluruh tanda tangan Anda. Untuk melakukannya, cukup sorot teks yang ingin Anda ubah dan cukup klik tombol fungsi untuk mendapatkan efek yang diinginkan, dan perubahan akan langsung terlihat.

Sebaliknya, jika Anda ingin melakukan sebaliknya dan membatalkan salah satu efek ini, cukup sorot teks dan tekan lagi tombol fungsi yang diinginkan.

Tombol pintas:

• Tebal: Ctrl + B
• Miring: Ctrl + I
• Garis bawahi: Ctrl + U

Sorot dan Warna

Jika Anda ingin menyorot beberapa informasi penting pada tanda tangan Anda, gunakan fungsi “Sorot”. Untuk menyorot teks, pertama-tama tekan panah bawah di sebelah kanan tombol fungsi “Sorot” dan pilih warna yang ingin Anda gunakan. Kemudian seret kursor ke atas teks yang ingin Anda sorot dan tekan tombol fungsi “Sorot”.

Setelah selesai, latar belakang teks yang Anda pilih akan menjadi warna yang Anda inginkan sementara warna font Anda akan tetap sama.

Warna font Anda otomatis selalu hitam. Untuk mengubahnya, tekan panah bawah pada tombol fungsi “Warna Font”, pilih warna yang Anda inginkan, lalu mulailah mengetik tanda tangan Anda. Jika Anda sudah mulai mengetik, sorot teks yang diketik dan tekan tombol “Warna Font” lagi dan warna font Anda akan berubah.

Anda dapat menggunakan kedua fungsi ini bersama-sama untuk membuat tanda tangan dengan warna unik dan menarik perhatian.

Poin-poin dan Penomoran

Untuk membuat daftar poin-poin atau menambahkan daftar bernomor untuk informasi singkat, tekan tombol fungsi yang sesuai. Jika informasi Anda sudah ada, sorot teks dan tekan tombol “Enter” pada keyboard jika diperlukan untuk membagi informasi dan menambahkan poin-poin atau angka ke daftar Anda.

Tombol pintas:

• Poin-poin: Ctrl +
• Penomoran: Ctrl + /

Indentasi ke Kiri atau Kanan

Menggunakan tombol fungsi ini akan memindahkan teks Anda lebih dekat atau lebih jauh dari margin kiri layar Anda. Untuk memanfaatkan fungsi ini, cukup sorot teks yang ingin Anda pindahkan dan tekan “Indent Right” untuk memindahkan teks beberapa spasi ke kanan. Sebaliknya, jika Anda ingin teks Anda lebih dekat ke margin kiri, tekan “Indent Left.”

Mengutip

Fungsi ini menambahkan baris gaya kutipan ke teks yang disorot untuk menonjolkan informasi tertentu, baik untuk mengulangi informasi penting dari Anda sendiri atau orang lain. Untuk melakukan fungsi ini, sorot teks yang ingin Anda kutip dan tekan tombol fungsi “Kutipan”.

Sejajarkan Kiri, Kanan, dan Tengah

Ketiga opsi ini akan memindahkan semua teks ke sisi atau tengah layar sesuai preferensi Anda. Hal ini berguna karena beberapa alasan, namun perataan tengah atau kanan bisa lebih estetis dibandingkan perataan kiri default.

Menekan salah satu tombol fungsi akan secara otomatis menyelaraskan teks Anda tanpa perlu menyorot apa pun.

Tambah atau Hapus Hyperlink

Tambahkan tautan di dalam tanda tangan Anda dengan menyorot teks dan menekan tombol “Hyperlink”. Dari sini, Anda hanya perlu mengetik atau menempelkan URL ke dalam kotak yang muncul dan klik “OK” untuk menyematkan tautan Anda. Anda akan mengetahui bahwa ini berhasil karena teks sekarang akan digarisbawahi dengan warna biru.

Tombol pintas:

• Tambahkan Hyperlink: Ctrl + K

Jika Anda ingin menghapus hyperlink Anda, sorot teks bergaris bawah biru, tekan 3 titik (…) di kanan bawah kotak pengeditan, dan klik “Hapus Hyperlink.”

Batalkan dan Ulangi

Batalkan tindakan terakhir Anda dengan menekan 3 titik (…) dan mengklik tombol “Undo”.

• Membatalkan Tombol Pintas: Ctrl + Z

Sebaliknya, jika hal ini dilakukan secara tidak sengaja, Anda harus menekan tombol “Redo”, yang terdapat di sebelah kanan tombol “Undo”.

• Ulangi Hotkey: Ctrl + Y

Ubah Kasus

Menekan tombol ini akan memunculkan daftar dropdown opsi untuk mengubah teks yang disorot atau teks tertulis di masa depan menjadi kasus tertentu. Ini termasuk “huruf kecil”, “HURUF BESAR”, “Kapitalisasi Setiap Kata”, dan “Kapitalisasi Kalimat” default.

Pastikan untuk menekan tombol simpan setelah Anda selesai menyesuaikan tanda tangan untuk menyimpan perubahan.

Tip dan Praktik Terbaik untuk Membuat Tanda Tangan yang Efektif di Outlook

Setelah tanda tangan Anda siap untuk ditambahkan ke korespondensi di masa mendatang, pastikan produk akhir Anda sesuai dengan situasi atau penerima yang Anda hubungi. Berikut beberapa tip dan praktik terbaik untuk membuat tanda tangan yang efektif pada pandangan.

Jaga Tanda Tangan Anda Sederhana

Jaga agar tanda tangan Anda tetap ringkas dan langsung pada sasaran. Gunakan hanya satu gambar yang relevan dan hindari menambahkan terlalu banyak teks atau penerima Anda mungkin mengabaikan kerja keras Anda.

Sertakan Hanya Informasi Penting

Untuk tanda tangan berbasis bisnis, jaga agar informasi Anda sebagian besar terbatas pada nama, jabatan, jabatan perusahaan, logo perusahaan, dan informasi kontak untuk menjaga tampilan profesional pada email Anda.

Gunakan Branding yang Konsisten

Saat mewakili sebuah perusahaan, gunakan font dan warna yang sama agar tetap seragam dengan identitasnya.

Jika Anda memiliki bisnis sendiri atau menggunakan email pribadi, Anda dapat menyertakan kata ganti, cara mengucapkan nama Anda, tautan ke media sosial Anda, atau informasi penting lainnya agar penerima dapat mengenal Anda lebih baik.

Buat Tanda Tangan Tambahan

Outlook memungkinkan Anda membuat tanda tangan sebanyak yang Anda inginkan tetapi menekan “Tanda Tangan Baru” di layar “Tulis dan Balas”. Buatlah tanda tangan khusus saat pertama kali Anda mengirim email kepada seseorang agar mereka tahu persis siapa Anda. Sebagai alternatif, Anda juga dapat memiliki tanda tangan yang dipersingkat untuk balasan dan pesan yang diteruskan untuk orang yang sudah Anda kenal.

Anda dapat menetapkan tanda tangan tertentu di menu tarik-turun “Pesan Baru” dan “Balasan/Teruskan” di layar “Tulis dan Balas” di Outlook.

Uji Tanda Tangan Anda

Kirim email percobaan kepada Anda atau kolega Anda untuk memastikan bahwa tanda tangan Anda muncul seperti yang diharapkan dan semua hyperlink berfungsi dengan benar.

Menandatangani Tanda Tangan Outlook

Membuat tanda tangan di Outlook adalah proses mudah yang memberikan sentuhan profesional pada email Anda. Lebih baik lagi, ada opsi penyesuaian untuk membuat tanda tangan yang dirancang dengan baik di Outlook dan menambahkan lapisan kecanggihan pada korespondensi elektronik Anda. Bereksperimenlah dengan opsi khusus yang tersedia untuk membuat tanda tangan yang profesional dan mudah diingat untuk meninggalkan kesan mendalam pada penerimanya.

Pernahkah Anda menambahkan tanda tangan di Outlook? Jika ya, apakah Anda menggunakan salah satu opsi penyesuaian yang ditampilkan dalam artikel ini? Beri tahu kami di bagian komentar di bawah.