3 cara untuk memperbaiki kesalahan format angka saat menggunakan Gabungan Surat di Microsoft Word

Salah satu gangguan lama Mail Merge adalah ketidakmampuan untuk memformat angka dengan benar di Excel. Untungnya, kita selalu punya jalan keluar. Berikut adalah 3 cara untuk memperbaiki kesalahan pemformatan angka di Gabungan Surat.

Gabungan Surat Microsoft Word adalah salah satu fitur paling populer. Ini membuat label, templat surat, email atau laporan dengan sangat efektif. Ketika Anda tahu cara menggunakannya, Anda dapat menghemat waktu kerja. Sayangnya, menguasai semua penggunaan Mail Merge bisa menjadi sakit kepala.

Salah satu masalah dengan fitur gabungan surat adalah bahwa ia tidak dapat memformat angka dengan benar dalam lembar kerja Excel. Misalnya, hasil penjualan di Excel sekarang 100 tetapi di Word, tiba-tiba berubah menjadi 99,99999999996!

Untungnya, memperbaiki kesalahan ini tidak sulit. Faktanya, kami memiliki 3 cara untuk menangani kesalahan format angka saat menggunakan Gabungan Surat . Anda dapat mengedit spreadsheet, dokumen Mail-Merge atau mengubah cara kedua file terhubung. Meskipun solusi ini sedikit diketahui, itu mungkin pilihan terbaik - kecuali bahwa itu tidak lagi mendukung Word 2016.

Catatan: Meskipun langkah-langkah berikut dilakukan di Office 2016 , itu masih berfungsi pada versi Word dan Excel lainnya.

1. Gunakan "Numeric Switch" di Word

Cara pertama untuk Gabungan Surat untuk memformat angka dari Excel dengan benar adalah dengan mengedit dokumen Word. Khususnya, Anda akan menerapkan kode format angka yang diinginkan ke bidang gabungan - Gabung Bidang di file Word. (Pada dasarnya, gabungan bidang memberi tahu dokumen Word kolom mana dalam Excel spreadsheet yang berisi data untuk ditangani.) Untuk menerapkan pemformatan ke bidang, Anda harus menyertakan Numeric Switch (sebelumnya dikenal sebagai Picture Switch ) di kotak kode bidang.

Hal pertama yang harus Anda lakukan adalah mengetahui kode bidang yang sebenarnya. Buka dokumen gabungan surat dan klik pada tab surat di bagian atas jendela. Pastikan tombol Pratinjau Hasil dimatikan sehingga Anda dapat melihat bidang Gabungan Surat. Kemudian klik kanan di kotak Gabungan Surat (mis. " Donasi" ) dan pilih Toggle Field Code . Anda akan melihat kode untuk bidang itu, diidentifikasi oleh kurung kurawal, misalnya: {Donasi MERGEFIELD} . Sekarang edit kode untuk bidang ini hanya dengan memasukkan saklar angka di akhir kode sebagai berikut:

Perangkat lunak ini menyediakan banyak kode gambar. Berikut adalah 4 contoh yang sesuai dengan hasilnya:

Seperti yang Anda lihat, kode Numeric Switch identik dengan kode format Excel, kecuali sebelum nomornya "\ #" dan tanggalnya "\ @". (Catatan, gunakan tanda kutip dalam kode tanggal tetapi tidak dalam kode numerik.) Untuk melihat lebih banyak kode, buka tabel di bawah ini atau kunjungi bantuan online untuk "sakelar angka" di Microsoft Word.

Berikut adalah beberapa contoh bagaimana kode bidang numerik menangani data di kolom "Penjualan" di lembar kerja Excel.

Numeric Switch untuk bidang gabungan Surat-Gabung

Sebenarnya, Word dan Excel menggunakan kode format yang sama, jadi mengapa mereka tidak menggunakan fitur Format yang sama ? Misalnya, mengapa tidak menggunakan fungsi MergeField seperti ini:

Ini benar-benar menjadi perhatian banyak orang dan mungkin hanya Microsoft yang tahu jawabannya.

Catatan: Ingatlah bahwa ketika Anda menambah atau mengubah Numeric Switch, hasilnya tidak akan segera muncul. Anda harus memperbarui bidang (klik kanan dan pilih Perbarui Bidang ), atau klik tombol Surat> Hasil Pratinjau . Terkadang, Anda harus mengulangi 2 hingga 3 kali operasi ini. Jika Anda menggunakan Mail-Merge Wizard, Anda mungkin perlu mengambil langkah mundur dan membatalkan untuk melihat dampak dari perubahan yang telah Anda buat.

Sakelar angka bekerja dengan baik di bidang pencampuran, tetapi penggunaannya agak sulit diingat dan mudah untuk membuat kesalahan. Jika Anda merasakan hal yang sama, coba salah satu dari dua cara berikut.

2. Edit spreadsheet Excel

Ini adalah cara untuk membantu Anda menghindari kesalahan memformat kesalahan saat menggunakan Gabungan Surat. Dalam spreadsheet Excel, masukkan kolom yang berisi rumus yang mengubah angka atau tanggal di Excel ke dalam format teks yang ingin Anda tampilkan di dokumen Gabungan Surat.

Untuk melakukan ini, Anda harus menggunakan fungsi TEXT Excel. Ini memungkinkan pengguna untuk mengkonversi angka atau tanggal ke dalam format teks setara persis seperti yang diinginkan pengguna. Kelemahan dari solusi ini adalah Anda perlu mengetahui kode pemformatan. Meskipun kode ini identik dengan kode yang digunakan dalam fitur format Nomor Kustom , beberapa pengguna Excel tahu keberadaannya.

Misalnya, rumus TEXT (B3, "$ #, ## 0.00") dan TEXT (C5, "M / dd / yy") mengubah data numerik dan tanggal menjadi data teks (dalam contoh ini, mereka adalah "$ 12.345,67" dan "12/01/10").

Tip: Anda harus memformat sel yang berisi formula ini dalam gaya yang berbeda, seperti miring atau warna aneh lainnya, untuk mengingatkan Anda bahwa angka-angka itu hanya teks. Di versi Excel yang lebih lama , "angka" ini tidak dapat digunakan dalam perhitungan. Di Excel 2016, Anda bisa menggunakannya di semua rumus, kecuali untuk fungsi jumlah seperti SUM dan AVERAGE.

Keuntungan format numerik dan tanggal seperti teks adalah teks dikonversi dari Excel menjadi dokumen yang menggunakan Gabungan Surat tanpa distorsi. Opsi format seperti font, ukuran, warna tidak berubah.

Kode format untuk fungsi TEXT Excel

Di bawah ini adalah kumpulan kode yang paling umum digunakan di sebelah kanan. Yang perlu diingat adalah bahwa "0" dan "#" adalah placeholder untuk angka-angka tersebut, tetapi "0" akan memaksa angka 0 untuk muncul di posisi pertama atau terakhir. "#" Akan diganti dengan angka jika bukan nol awal atau akhir. Karenanya, kode "00000" akan memastikan nol di depannya tidak terpotong dari kode pos New Jersey.

Kode-kode ini untuk angka, tanggal dan waktu dapat digunakan dalam fungsi TEXT atau format nomor kustom Excel (Kustom). Selain itu, mereka juga dapat digunakan dalam "Numeric Switches" di Word-Merge Field.

Catatan, ada sedikit perbedaan antara cara kerja kode di Excel dan Word di Microsoft 2013. Di Excel, Anda bisa menggunakan "M" atau "m" selama berbulan-bulan dan menit. Dalam kebanyakan kasus, Excel cukup pintar untuk mengetahui unit mana yang Anda maksud. Tetapi Word tidak "pintar" seperti itu. Anda harus menggunakan huruf besar untuk menunjukkan bulan. Selain itu, Excel juga memiliki kode tambahan, "MMMMM", yang mengembalikan hanya satu singkatan untuk bulan itu (misalnya: J, F, M, A, ...).

Menambahkan beberapa kolom yang berisi fungsi TEXT ke spreadsheet adalah solusi sederhana untuk memperbaiki kesalahan pemformatan numerik saat menggunakan Gabungan Surat. Anda hanya perlu mengingat bahwa sel-sel ini mungkin terlihat seperti angka tetapi tidak dapat menerapkan fungsi SUM dan AVERAGE padanya. Jika Anda perlu mengonversinya menjadi angka lagi, Anda hanya perlu menggunakan fungsi VALUE.

Hati-hati saat berurusan dengan fungsi ROUND

Alih-alih fungsi TEXT (), beberapa orang lebih suka menggunakan fungsi ROUND () untuk mengurangi jumlah desimal. Seperti namanya, fungsi ROUND () Excel secara default akan mengumpulkan atau menurunkan angka desimal pada posisi yang dipilih pengguna. Keuntungan dari pendekatan ini adalah bahwa angka-angka bulat tidak tekstual dan masih dapat digunakan untuk perhitungan. Dalam banyak kasus, meskipun fungsi ROUND () bekerja dengan baik dengan Gabungan Surat, Anda mungkin ingin menghindarinya karena alasan berikut:

1. Fungsi ROUND tidak memiliki tanda dolar atau koma yang memisahkan ribuan atau lebih.
2. ROUND akan memotong nol di akhir.
3. Fungsi ROUND terkadang menyebabkan Gabungan Surat menampilkan kesalahan desimal. Misalnya, dokumen Gabungan Surat menampilkan 4 tempat desimal sementara ROUND telah memilih 2 atau 3.

Dalam beberapa kasus yang jarang terjadi, fungsi ROUND menyebabkan Penggabungan Surat menyimpang sedikit. Misalnya, alih-alih 1,0014, Penggabungan Surat sekarang menunjukkan 1,0013.

3. Gunakan Link DDE

Dua metode di atas relatif sederhana, tetapi jika ada banyak bidang yang perlu diformat, itu bisa membuat Anda frustasi karena Anda perlu mengingat kode format dan meskipun kodenya sama, mereka dapat digunakan dengan cara yang berbeda.

Solusi yang ringan dan mudah adalah dengan menautkan Word ke buku kerja Excel melalui DDE (Dynamic Data Exchange), yang lebih baik daripada proses pengikatan tetap normal. Kedengarannya rumit, tetapi jika Anda sudah menguasai Mail Merge, DDE hanyalah "hal kecil". Ini adalah proses dua langkah sederhana. Sebagai langkah pertama, Anda hanya perlu mengaktifkan Word untuk membuka file melalui DDE. Proses ini hanya perlu dilakukan sekali.

Apakah Office 2016 mendukung DDE? Dynamic Data Exchange adalah teknologi lama. Kadang-kadang berfungsi dengan baik tetapi kadang-kadang tidak berfungsi di Office 2016. Anda harus membuka sumber data Excel sebelum mengaksesnya dari Word. Biasanya dengan sumber data Excel, Anda harus mulai mengimpor data dari baris pertama lembar kerja. Jika Anda cukup sabar, Anda bisa menggunakan DDE di Office 2016).

Untuk mengatur Word 2013 untuk tautan DDE, ikuti langkah-langkah ini:

• Klik File> Opsi .
• Klik tab Advanced di sebelah kiri dan gulir ke bawah ke bagian General .
• Centang kotak Konfirmasikan konversi format file saat terbuka .

Mulai sekarang, Anda tidak perlu melakukan hal di atas. Anda sekarang dapat membuka salinan Word dalam berbagai format dan jalur, termasuk IDE. Satu-satunya efek adalah bahwa setiap kali Anda membuka file non-Word, program akan memberi Anda pilihan.

Langkah kedua dan terakhir adalah memilih sumber data untuk proses Gabungan Surat (dalam langkah 3 dari Panduan Gabungan Surat di Word atau setelah mengklik tombol Pilih Penerima di pita Pengiriman ). Sekarang Anda hanya perlu melakukan 3 klik lagi.

• Setelah memilih data yang ingin Anda gunakan, kotak dialog " Konfirmasikan Sumber Data " baru akan muncul.
• Jenis tautan default adalah OLE, tetapi bukan yang Anda inginkan.
• Di kotak dialog Konfirmasikan Sumber Data , klik kotak Tampilkan semua .
• Dalam daftar jenis file yang diperluas, pilih Lembar Kerja MS Excel melalui DDE (* .xls). (Gunakan opsi ini bahkan ketika menggunakan format file Excel yang lebih baru: * .xlsx.)
• Jika diminta, konfirmasikan bahwa Anda memilih Seluruh Spreadsheet .

Jika Anda memilih spreadsheet untuk dokumen Word, Anda mungkin harus memilihnya lagi, tetapi kali ini melalui tautan DDE. Itu dia! Mulai sekarang, format Excel Anda akan diterapkan dengan benar pada dokumen Word Mail Merge dan Anda hanya perlu mengingat untuk memasukkan data yang ingin Anda gabungkan dalam buku kerja pertama dari buku kerja Excel.

Di atas adalah cara memperbaiki kesalahan format angka di Gabungan Surat . Semoga bermanfaat bagi Anda. Jika ada cara lain, jangan ragu untuk berbagi dengan kami.