Cara Menjadwalkan Rapat di Microsoft Teams

Anda dapat melakukan banyak hal untuk meningkatkan efisiensi tim, dan menggunakan hub kolaborasi seperti Microsoft Teams adalah salah satunya. Ini adalah alat komunikasi hebat yang dapat Anda gunakan untuk mengobrol, berbagi file, dan melakukan rapat audio dan video dengan tim Anda.

Jika Anda baru memulai dengan Teams, Anda mungkin tidak yakin cara menjadwalkan rapat. Ada beberapa cara untuk melakukannya, dan opsi Anda akan bergantung pada versi Microsoft Teams mana yang Anda gunakan. Pada artikel ini, kami akan memberi Anda semua detail yang perlu Anda ketahui.

Menjadwalkan Rapat di Microsoft Teams

Akun Microsoft Teams Anda terhubung ke semua produk Grup Microsoft 365 seperti SharePoint, Outlook, Yammer, dll. Dan kalender yang Anda gunakan di Teams terhubung langsung ke kalender Microsoft Exchange.

Outlook juga menggunakan kalender Exchange. Artinya, setelah Anda menjadwalkan rapat melalui Outlook, rapat akan muncul secara otomatis di Teams dan sebaliknya. Berikut ini cara menjadwalkan rapat di Microsoft Teams:

1. Di obrolan Teams, klik ikon Jadwalkan rapat (di bawah kotak untuk pesan baru.)
2. Kemudian, pilih Calendar , yang ada di panel sebelah kiri, lalu klik New meeting .
3. Jendela pop-up akan muncul. Anda dapat memilih waktu dan tanggal rapat.
4. Setelah selesai dengan penjadwalan, klik Simpan . Setelah itu, jendela pop-up akan tertutup, dan Anda dapat mengirim undangan rapat menggunakan Outlook.

Asisten Penjadwalan

Di jendela pop-up, Anda juga dapat menggunakan fungsi Asisten Penjadwalan . Fitur ini akan membantu Anda menemukan waktu yang tepat untuk semua anggota tim Anda, termasuk Anda.

Saat Anda memilih opsi ini, Anda akan dapat melihat kapan peserta rapat bebas dan kapan mereka sibuk. Biru tua mewakili slot waktu saat tidak tersedia. Slot biru muda adalah waktu yang tersedia, dan slot waktu abu-abu adalah jam di luar jam kerja peserta.

Mengundang Orang Di Luar Tim Anda

Salah satu hal hebat tentang Microsoft Teams adalah Anda dapat mengundang orang di luar organisasi Anda untuk bergabung dalam rapat.

Mereka bahkan tidak perlu memiliki lisensi Microsoft Teams. Yang Anda butuhkan hanyalah nama dan alamat email mereka, dan Anda dapat mengirim undangan. Inilah yang perlu Anda lakukan:

1. Buka opsi Tambahkan peserta yang diperlukan di formulir pop-up Rapat Baru.
2. Klik pada Opsional .
3. Masukkan alamat email orang tersebut.
4. Klik Undang , undangan email akan segera masuk ke kotak masuk mereka.

Anda juga dapat menjadwalkan rapat yang akan berlangsung di dalam saluran Teams tertentu. Di formulir Rapat Baru , pilih Tambahkan saluran . Setelah menyiapkan dan mengirimkan undangan, Anda tidak dapat mengubah saluran.

Jika Anda perlu melakukan perubahan, Anda harus membuat undangan baru. Selain itu, jika rapat akan diadakan di saluran, setiap orang yang menjadi bagian dari tim tersebut akan dapat bergabung dalam rapat, meskipun mereka tidak mendapatkan undangan.

Edisi Gratis Tim Microsoft

Jika Anda menggunakan Teams edisi gratis, Anda mungkin bertanya-tanya di mana letak opsi penjadwalan di aplikasi Anda. Sayangnya, di Microsoft Teams versi gratis, Anda tidak bisa menjadwalkan rapat.

Namun bukan berarti Anda tidak bisa mengadakan rapat sama sekali. Aplikasi ini memiliki opsi Bertemu Sekarang ketika Anda harus mengumpulkan tim dengan cepat.

Yang harus Anda lakukan adalah mengklik ikon kamera di sebelah Temui sekarang , lalu pilih semua nama orang yang akan menghadiri rapat. Fitur ini juga tersedia untuk akun Teams berbasis langganan.

Lebih Lanjut Tentang Rapat Tim Microsoft

Anda dapat memiliki hingga 250 orang dalam satu rapat Teams. Namun, Anda tidak dapat melihat setiap peserta secara bersamaan. Sebelum pembaruan terkini, Anda hanya dapat melihat hingga empat peserta aktif dalam satu panggilan. Sekarang Anda dapat memiliki sembilan peserta di layar sekaligus. Tetapi pembaruan baru membawa beberapa inovasi menarik lainnya.

Peserta rapat Microsoft Teams kini memiliki kualitas audio dan latar belakang kustom yang lebih baik untuk rapat. Anda juga dapat menyematkan video jika perlu lebih memusatkan perhatian pada peserta rapat tertentu. Fitur terkait rapat lainnya termasuk lobi virtual, berbagi layar, dan pemecahan masalah interaktif.

Dekatkan Tim Anda

Ada banyak cara untuk menjadikan tempat kerja Anda lebih efisien menggunakan Microsoft Teams. Ini sebagian besar merupakan aplikasi berbasis obrolan dan berbagi file. Tapi itu juga alat yang luar biasa ketika Anda perlu mengadakan konferensi video dengan tim Anda.

Menjadwalkan rapat dengan Asisten Penjadwalan membuat logistik untuk menemukan waktu yang tepat jauh lebih nyaman. Dan jika seseorang bukan bagian dari organisasi atau tim Anda, mereka tetap dapat bergabung. Kirimkan saja mereka undangan melalui email.

Pernahkah Anda menghadiri Rapat Tim Microsoft? Atau dijadwalkan satu? Beri tahu kami di bagian komentar di bawah.