Cara Mengurutkan Di Excel

Meskipun sebagian besar organisasi mengumpulkan data untuk membantu mengambil keputusan, data tersebut sering kali berakhir di Excel dalam format yang tidak terorganisir. Oleh karena itu, mungkin sulit untuk memahami hubungan, pola, dan tren dalam data.

Untungnya, Anda bisa melakukan berbagai hal seperti menambahkan tabel dan mengumpulkan sel di Excel , tapi bagaimana Anda mengurutkan data? Anda berada di tempat yang tepat jika Anda belum pernah menggunakan Excel untuk tujuan ini. Artikel ini menjelaskan cara mengurutkan data di Excel, baik dalam satu grup atau seluruh spreadsheet. 

Yang Perlu Diketahui Tentang Menyortir Data di Excel

Menyortir data dengan sukses di Excel mengharuskan Anda menyiapkan spreadsheet dengan berbagai cara. Pertama, Anda harus menghapus sel kosong karena Excel akan mengurutkannya, memengaruhi total dan elemen formulasi lainnya.

Selanjutnya, data di kolom harus bertipe sama. Misalnya, jika kolom berisi tanggal, tidak boleh ada bentuk data lain seperti teks atau angka dalam rentang sel tersebut, jika tidak maka pengurutan akan gagal.

Selain itu, Anda mungkin ingin memeriksa dan menghapus duplikat di Excel sebelum mengurutkan sel atau kolom apa pun untuk mengonfirmasi bahwa tidak ada yang salah setelah pengurutan.

Terakhir, penting untuk memiliki cadangan data jika terjadi kesalahan selama proses berlangsung. 

Menyortir Data Berdasarkan Abjad di Excel

Jika Anda memiliki kolom sederhana yang perlu diurutkan berdasarkan abjad, Anda dapat memilih sel dan memilih opsi pengurutan. Namun, Excel hanya mengurutkan sel yang dipilih, yang dapat mengacaukan keseluruhan spreadsheet.

Jika opsi di atas berhasil untuk Anda, itu bagus. Jika tidak, Anda memiliki dua opsi:

• Untuk spreadsheet dengan jeda antar baris atau beberapa header dalam satu kolom , pilih sel kolom yang ingin Anda urutkan (dalam kolom yang dipilih), termasuk semua baris terkait, lalu pilih opsi pengurutan Anda.
  
• Untuk spreadsheet berukuran besar tanpa celah antar baris , Anda dapat memilih seluruh spreadsheet (berguna jika header disertakan), menentukan kolom yang akan diurutkan, lalu memilih opsi pengurutan Anda.
  

Kedua opsi pengurutan Excel di atas memindahkan semua data baris bersama dengan data kolom yang diurutkan untuk menjaga semua pengaitan tetap pada tempatnya. Inilah cara melakukan keduanya.

Cara Mengurutkan Bagian Data Berdasarkan Abjad di Excel

1. Untuk mengurutkan kolom dalam suatu bagian, sorot semua baris dan kolom yang menyertakan data kolom yang ingin Anda urutkan. Jangan pilih header apa pun.
2. Pilih tab Data  di Menu Bar untuk membuka Ribbon terkait di bawahnya.
3. Pilih Urutkan  untuk membuka menu dialog pengurutan. Jangan gunakan “AZ” atau “ZA” karena keduanya menggunakan opsi yang sudah ditetapkan dari menu Sortir  , yang dapat mengacaukan semuanya.
4. Hapus centang pada kotak Data saya memiliki header jika belum dilakukan.
5. Pilih kolom pengurutan Anda dari daftar dropdown Kolom  .
6. Pilih Nilai Sel dari daftar dropdown Sortir Pada  .
7. Klik A hingga Z atau Z ke A  sebagai metode penyortiran Anda dari daftar tarik-turun “Pesan”. Sel dengan huruf dan angka akan diurutkan berdasarkan urutan kiri ke kanan.
8. Klik OK  untuk menyimpan pengaturan pengurutan Anda.
9. Excel sekarang akan menampilkan hasil yang diurutkan berdasarkan abjad. Baris data di setiap kolom juga berpindah bersama sel yang diurutkan.

Cara Mengurutkan Kolom Data Berdasarkan Abjad di Excel

Tidak seperti mengurutkan bagian data, mengurutkan kolom memerlukan seluruh spreadsheet untuk dipilih. Jika Anda memilih kolom, hanya data tersebut yang dipindahkan, sehingga mengacak seluruh spreadsheet. Jika Anda memiliki lebih dari satu header dalam satu kolom, Anda harus menggunakan proses di atas untuk mengurutkan bagian. Setelah seluruh lembar dipilih, Anda dapat memilih kolom untuk diurutkan dan semua opsi pengurutan lainnya menggunakan langkah-langkah di bawah ini.

1. Buka spreadsheet Anda dan klik tombol Pilih Semua  di sudut kiri atas lembar tepat di bawah “Kotak Nama.”
   
2. Klik tab Data  di Menu Bar untuk membuka Pita opsi terkait di bawahnya.
3. Pilih Urutkan  untuk membuka menu dialog pengurutan. Jangan klik “AZ” atau “ZA” di Ribbon karena mereka bereaksi berdasarkan pengaturan saat ini yang ditemukan di menu Sortir  . Itu bisa mengacaukan segalanya.
   
4. Centang kotak Data saya memiliki header  di kotak dialog Sortir karena semua header telah dipilih. Perhatikan bahwa Anda hanya dapat memiliki satu header per kolom. Jika tidak, Anda harus mengurutkan berdasarkan bagian menggunakan proses di atas.
5. Pilih kolom pengurutan dari daftar dropdown Kolom  . Ini harus menampilkan nama header, bukan huruf kolom.
6. Pilih Nilai Sel dari daftar dropdown Sortir Pada  .
   
7. Pilih A hingga Z atau Z ke A sebagai opsi penyortiran Anda dari daftar tarik-turun Pesanan  . Sel dengan angka dan huruf akan diurutkan menggunakan urutan kiri ke kanan, sehingga “IN0119” dan “IN0118” akan diurutkan sebagai “IN0018” diikuti dengan “IN0019” saat menggunakan opsi “A hingga Z”.
8. Klik OK setelah selesai. Spreadsheet akan muncul diurutkan berdasarkan abjad berdasarkan kolom yang dipilih. Jika Anda mengacaukan atau tidak menyukai hasilnya, gunakan opsi Undo  .

Yang Perlu Diketahui Tentang Mengurutkan Data Secara Numerik atau Kronologis di Excel

Mengurutkan data secara numerik atau kronologis tidak jauh berbeda dengan berdasarkan abjad, namun Anda memiliki opsi pengurutan yang berbeda. Excel mengidentifikasi data dalam sel dan menyajikan opsi pengurutan berdasarkan kriteria tersebut. Seperti semua opsi pengurutan, hapus sel dan baris kosong di dokumen Excel Anda , atau ini akan memengaruhi hasil pengurutan.

Tanggal akan memberi Anda ayat “Terlama hingga Terbaru” dan “Terbaru hingga Terlama” “A hingga Z” dan “Z hingga A.” Angka akan memberi Anda “Terkecil hingga Terbesar” dan “Terbesar” hingga Terkecil.”

Bergantung pada apakah Anda perlu mengurutkan suatu bagian secara numerik/kronologis atau seluruh kolom, lihat proses di bawah ini.

Cara Mengurutkan Bagian Data Secara Numerik/Kronologis di Excel

Mengurutkan bagian data secara kronologis (misalnya tanggal) atau secara numerik (misalnya angka) sama dengan mengurutkannya berdasarkan abjad, kecuali pilihan pengurutannya berbeda.

1. Untuk mengurutkan bagian kolom secara numerik/kronologis dalam bagian data, pilih baris yang menyertakan data kolom yang ingin Anda urutkan, namun jangan pilih header apa pun.
   
2. Klik pada tab Data  yang ada di Menu Bar. Tindakan ini membuka Pita opsi yang sesuai di bawahnya.
3. Pilih Urutkan  untuk membuka menu dialog pengurutan. Jangan klik “AZ” atau “ZA” di Ribbon karena mereka bereaksi berdasarkan pengaturan saat ini yang ditemukan di menu Sortir  . Itu bisa mengacaukan segalanya.
   
4. Hapus centang pada kotak Data saya memiliki header  jika belum dilakukan karena Anda tidak memilih header apa pun pada langkah sebelumnya. Ini cara yang lebih bersih untuk menyortir.
5. Pilih kolom pengurutan Anda yang ditemukan di daftar tarik-turun Kolom  .
   
6. Pilih Nilai Sel dari daftar dropdown Sortir Pada  .
7. Pilih Terlama ke Terbaru atau Terbaru ke Terlama sebagai opsi pengurutan Anda dari daftar tarik-turun Pesanan  .
   
8. Klik OK  untuk menyimpan pengaturan pengurutan. Anda akan melihat kolom bagian diurutkan secara kronologis atau numerik. Semua baris akan muncul dengan sel kolom yang sesuai.

Cara Mengurutkan Banyak Kolom di Excel

Terkadang, Anda mungkin memerlukan beberapa kriteria pengurutan agar data lebih dapat diinterpretasikan. Namun, mengurutkan beberapa kolom dapat salah mengatur ulang data, bergantung pada tata letak spreadsheet Anda.

Penyortiran ganda harus didasarkan pada penyortiran utama diikuti dengan urutan penyortiran yang tepat, seperti “Tanggal Pembelian” diikuti dengan “Kategori Produk”, diikuti dengan “Bagian Departemen”.

Contoh di atas berarti Excel akan mengurutkan berdasarkan tanggal pembelian terlebih dahulu dan kemudian berdasarkan kategori produk dalam setiap tanggal pembelian terkait. Pada titik ini, Anda akan melihat semua kategori produk dari barang yang dibeli tercantum secara kronologis di bawah setiap tanggal.

Intinya adalah Excel mengurutkan berdasarkan urutan yang Anda buat, jadi Excel mengurutkan kolom “Tanggal Pembelian” terlebih dahulu dan kemudian kolom “Kategori Produk” di setiap tanggal.

Bagaimanapun, menyalin spreadsheet, mengerjakan duplikatnya untuk alasan perbandingan, dan melindungi data asli dari kerusakan adalah yang terbaik.

1. Buka spreadsheet yang relevan dan pilih sel mana saja, lalu navigasikan ke bilah menu di bagian atas dan klik tab Data  .
   
2. Pilih Urutkan  di bilah menu di bagian atas untuk membuka kotak dialog pengurutan.
3. Buka bagian Kolom  di kotak dialog dan klik  menu tarik-turun Urutkan berdasarkan . Pilih kolom penyortiran utama.
4. Pilih tarik-turun Sortir Pada  dan pilih Nilai Sel.
   
5. Klik tarik-turun Pesanan  dan pilih kriteria penyortiran yang ingin Anda gunakan.
6. Pindah ke sudut kiri atas dan pilih Tambahkan level.  Ini menambahkan bagian penyortiran baru.
   
7. Di bagian Kolom, klik tarik-turun Kemudian menurut  dan pilih kolom berikutnya yang ingin Anda urutkan. Ini akan menjadi fungsi penyortiran sekunder yang mengurutkan fungsi penyortiran pertama.
8. Klik tarik-turun Urutkan berdasarkan dan Pesan  dan pilih kriteria pilihan Anda.

Ingat, kolom yang Anda pilih pertama kali menjadi kunci pengurutan utama. Pengurutan kedua memfilter dalam pengurutan pertama, dan pengurutan ketiga memfilter dalam pengurutan kedua. Jika pengurutan kolom kedua atau ketiga mengganggu kriteria yang Anda tetapkan pada kolom pertama, pengurutan tersebut tidak akan diurutkan.

Cara Mengurutkan Data dalam Urutan Kustom di Excel

Anda mungkin ingin mengurutkan data menggunakan opsi yang tidak tercantum di Excel secara default, seperti mengurutkan berdasarkan Kecil , Sedang , Besar , dan X-Besar . Penyortiran berdasarkan abjad menempatkannya dalam urutan yang salah, dan penyortiran numerik/kronologis tidak dapat diterapkan. Dalam hal ini, Anda dapat membuat urutan penyortiran khusus.

1. Buka spreadsheet dengan data yang ingin Anda urutkan.
2. Navigasikan ke toolbar di bagian atas dan pilih Data.
   
3. Pilih opsi Sortir  di bilah menu.
4. Buka bagian “Kolom”, klik tarik-turun Urutkan berdasarkan  , dan pilih kolom pengurutan utama Anda.
   
5. Di dropdown Sortir Pada  , pilih Nilai Sel  untuk mengurutkan berdasarkan konten.
   
6. Klik tarik-turun Pesanan  , lalu pilih A hingga Z atau Z hingga A  sebagai kriteria penyortiran Anda.
7. Untuk menambahkan penyortiran sekunder, Klik tombol Tambah Level  .
8. Ikuti langkah-langkah penyortiran sebelumnya: Atur opsi Urutkan berdasarkan , Urutkan Aktif, dan Urutan  , lalu tekan OK.
   

Cara Mengurutkan Baris di Excel

Struktur utama Excel mengatur data ke dalam kolom. Namun, terkadang data Anda mungkin memiliki tata letak horizontal yang setiap barisnya berisi atribut kumpulan data yang berbeda. Dalam hal ini, cara logis untuk mengatur data adalah dengan mengurutkan baris.

Begini cara melakukannya:

1. Dengan data yang ingin Anda urutkan terbuka di spreadsheet Excel Anda, tekan kursor pada sel pertama dari baris yang ingin Anda urutkan dan seret untuk memilih semua sel dengan data. 
   
2. Buka bilah navigasi di bagian atas dan ketuk opsi Data  . 
   
3. Ketuk opsi Sortir  untuk membuka kotak dialog dengan opsi pengurutan. 
4. Pilih Opsi di kanan atas kotak dialog. 
5. Pada kotak pop-up Opsi pengurutan, pilih Urutkan dari kiri ke kanan  dan tekan OK .
   
6. Pindah ke bagian Urutkan berdasarkan  dan tekan menu tarik-turun. 
7. Pilih Baris 1 atau Baris 2 atau baris mana pun yang ingin Anda urutkan dan ketuk tombol OK  . Ini secara otomatis akan mengurutkan data.
   

Urutkan Spreadsheet Anda

Data yang tidak disortir tidak pernah masuk akal. Parahnya lagi, mengaturnya secara manual dapat memakan waktu dan menyebabkan kesalahan manusia. Dengan Excel, Anda bisa mengurutkan data dalam format apa pun yang Anda inginkan dan membuat kriteria khusus. 

Selanjutnya, Anda mungkin juga ingin mempelajari cara menggunakan VLOOKUP di Excel untuk menemukan data yang Anda perlukan.